Obowiązek informacyjny RODO

dla Klientów i Uczestników wyjazdów

BIZNES I TURYSTYKA PIOTR SKUPIEWSKI

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 oraz art. 14 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r., zwanego dalej „RODO”, informujemy o zasadach przetwarzania danych osobowych przez BIZNES I TURYSTYKA PIOTR SKUPIEWSKI.

A. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest:

BIZNES I TURYSTYKA PIOTR SKUPIEWSKI

ul. Łukowa 41

32-823 Szczepanów

NIP: 8691148381

Kontakt z Administratorem:

telefon: +48 544 689 541

e-mail: piotr.sk@op.pl

adres korespondencyjny: ul. Łukowa 41, 32-823 Szczepanów

Administrator odpowiada za bezpieczeństwo przekazanych danych osobowych oraz za ich przetwarzanie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

B. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:

1.       przygotowanie, zawarcie i wykonanie umowy dotyczącej usług turystycznych – art. 6 ust. 1 lit. b RODO;

2.       obsługa zapytań, przygotowanie ofert, rezerwacji, dokumentów wyjazdowych, rooming list, list pasażerów oraz kontakt organizacyjny związany z wyjazdem – art. 6 ust. 1 lit. b RODO lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO;

3.       realizacja obowiązków prawnych, w szczególności podatkowych, rachunkowych, reklamacyjnych oraz obowiązków wynikających z przepisów dotyczących usług turystycznych – art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

4.       dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami – art. 6 ust. 1 lit. f RODO;

5.       prowadzenie systemu CRM, historii kontaktu, historii zapytań, ofert, rezerwacji, umów, zgód marketingowych, sprzeciwów wobec marketingu oraz preferencji wyjazdowych – art. 6 ust. 1 lit. f RODO;

6.       marketing bezpośredni własnych usług, w tym analiza historii kontaktu, zainteresowań, wcześniejszych zapytań, preferencji wyjazdowych oraz dopasowanie nowych ofert – art. 6 ust. 1 lit. f RODO;

7.       wysyłka informacji handlowych lub marketingowych e-mailem, SMS-em, telefonicznie lub przez komunikatory, w tym WhatsApp – na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, jeżeli zgoda jest wymagana przez przepisy prawa;

8.       kontakt organizacyjny związany z obsługą zapytania, przygotowaniem oferty, zawarciem umowy, realizacją wyjazdu, płatnościami, dokumentami, reklamacjami lub sprawami bezpieczeństwa – art. 6 ust. 1 lit. b RODO, art. 6 ust. 1 lit. c RODO lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Kontakt organizacyjny może odbywać się telefonicznie, e-mailem, SMS-em lub przez komunikatory, w tym WhatsApp, jeżeli osoba przekazała dane kontaktowe w tym celu.

C. Zakres przetwarzanych danych

Administrator może przetwarzać następujące dane osobowe:

1. imię i nazwisko;

2. data urodzenia;

3. płeć, jeżeli jest wymagana do realizacji usługi;

4. adres e-mail;

5. numer telefonu;

6. adres zamieszkania lub adres korespondencyjny;

7. dane dotyczące wybranej oferty, terminu wyjazdu, zakwaterowania, transportu, ubezpieczenia i świadczeń dodatkowych;

8. dane dotyczące płatności, w szczególności kwoty, terminu płatności, statusu płatności, numeru transakcji lub informacje niezbędne do rozliczenia usługi;

9. historia kontaktu, zapytań, ofert, rezerwacji i wcześniejszych wyjazdów;

10. preferencje wyjazdowe;

11. zgody marketingowe oraz informacje o cofnięciu zgody lub sprzeciwie wobec marketingu;

12. podpis lub dane związane z akceptacją umowy, jeżeli są niezbędne do zawarcia, potwierdzenia lub wykonania umowy.

Jeżeli jest to wymagane ze względu na kierunek wyjazdu, przepisy prawa, wymagania przewoźnika, linii lotniczej, hotelu, ubezpieczyciela lub lokalnego kontrahenta, Administrator może przetwarzać także dane z dokumentu tożsamości lub dokumentu podróży, w szczególności:

1. rodzaj dokumentu;

2. seria i numer dokumentu;

3. data wydania dokumentu;

4. data ważności dokumentu;

5. organ wydający dokument;

6. obywatelstwo;

7. miejsce urodzenia;

8. inne dane wymagane do realizacji konkretnej usługi.

Dane z dokumentów tożsamości lub dokumentów podróży są przetwarzane wyłącznie wtedy, gdy jest to konieczne do realizacji usługi, wykonania umowy, spełnienia obowiązku prawnego albo spełnienia wymagań podmiotu uczestniczącego w realizacji wyjazdu.

Administrator może przetwarzać dane dotyczące innych uczestników wyjazdu, jeżeli zostały one przekazane przez osobę dokonującą rezerwacji, osobę zawierającą umowę, członka rodziny, osobę zgłaszającą uczestnika do wyjazdu albo inny podmiot uczestniczący w przygotowaniu lub realizacji usługi turystycznej.

D. Dane szczególnej kategorii

Administrator co do zasady nie zbiera szczególnych kategorii danych osobowych, takich jak dane dotyczące zdrowia, niepełnosprawności, alergii, ograniczeń ruchowych, przekonań religijnych lub innych danych szczególnie chronionych.

W niektórych przypadkach osoba, której dane dotyczą, może dobrowolnie przekazać Administratorowi dane dotyczące zdrowia, diety medycznej, alergii, niepełnosprawności, potrzeby asysty, ograniczeń ruchowych lub innych szczególnych potrzeb, jeżeli jest to niezbędne do prawidłowej i bezpiecznej realizacji wyjazdu, obsługi ubezpieczenia, zapewnienia odpowiedniego zakwaterowania, transportu lub przekazania informacji właściwemu podmiotowi realizującemu usługę.

Takie dane są przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do określonego celu oraz na podstawie odpowiedniej przesłanki prawnej, w szczególności wyraźnej zgody osoby, której dane dotyczą, konieczności ochrony jej żywotnych interesów albo obowiązku wynikającego z przepisów prawa.

Administrator nie przetwarza szczególnych kategorii danych osobowych w celach marketingowych.

E. Okres przechowywania danych

Dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane.

W zależności od celu i podstawy prawnej dane będą przechowywane:

1. przez czas potrzebny do obsługi zapytania i korespondencji;

2. przez czas trwania umowy i realizacji wyjazdu;

3. przez okres wymagany przepisami prawa, w szczególności podatkowymi i rachunkowymi;

4. przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń;

5. w systemie CRM przez okres utrzymywania relacji z Klientem, obsługi zapytań, ofert, rezerwacji, umów, reklamacji, historii kontaktu oraz preferencji wyjazdowych, nie dłużej jednak niż do skutecznego wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w tym celu, jeżeli nie istnieje inna podstawa prawna dalszego przetwarzania;

6. w zakresie marketingu – do czasu cofnięcia zgody, wniesienia sprzeciwu wobec marketingu albo ustania podstawy prawnej przetwarzania.

Po upływie właściwego okresu dane zostaną usunięte, zanonimizowane albo zachowane wyłącznie w zakresie wymaganym przez przepisy prawa.

F. Prawa osoby, której dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:

1. dostępu do danych osobowych;

2. otrzymania kopii danych;

3. sprostowania danych;

4. usunięcia danych w przypadkach przewidzianych przez RODO;

5. ograniczenia przetwarzania;

6. przenoszenia danych, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany;

7. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora;

8. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celach marketingu bezpośredniego;

9. cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem;

10. wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W przypadku wniesienia sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego Administrator nie będzie dalej przetwarzał danych osobowych w tym celu.

Prawo do usunięcia danych nie ma charakteru bezwzględnego. Administrator może nadal przetwarzać dane, jeżeli jest to niezbędne do wykonania obowiązku prawnego, rozliczeń podatkowych, obsługi reklamacji, dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami.

W celu realizacji swoich praw należy skontaktować się z Administratorem za pomocą danych kontaktowych wskazanych w części A niniejszego obowiązku informacyjnego.

G. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji usług, obsługi Klienta, wykonania umowy, spełnienia obowiązków prawnych lub ochrony prawnie uzasadnionych interesów Administratora.

Odbiorcami danych mogą być w szczególności:

1. przewoźnicy, w tym przewoźnicy autokarowi, lotniczy, kolejowi lub inni;

2. linie lotnicze, agenci handlingowi i podmioty obsługujące przeloty;

3. hotele, apartamenty i inne obiekty noclegowe;

4. ubezpieczyciele i pośrednicy ubezpieczeniowi;

5. lokalni kontrahenci turystyczni, piloci, rezydenci, przewodnicy i koordynatorzy wyjazdów;

6. dostawcy usług dodatkowych, np. parkingi, transfery, usługi lotniskowe lub świadczenia lokalne;

7. dostawcy systemów informatycznych, CRM, poczty elektronicznej, systemów mailingowych, SMS, WhatsApp lub innych narzędzi komunikacyjnych;

8. biuro rachunkowe, doradcy podatkowi, prawnicy, audytorzy;

9. podmioty obsługujące płatności, reklamacje, roszczenia lub windykację;

10. organy publiczne, sądy, organy podatkowe, organy ścigania oraz inne instytucje uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa;

11. podmioty lub instytucje właściwe w zakresie zabezpieczeń turystycznych, w tym Turystyczny Fundusz Gwarancyjny, Ubezpieczeniowy Fundusz Gwarancyjny lub inne podmioty, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

Dane mogą być przekazywane jako powierzenie przetwarzania danych albo jako udostępnienie danych odrębnemu administratorowi, w zależności od roli danego odbiorcy.

 H. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W celu realizacji umowy, przygotowania lub wykonania usługi turystycznej dane osobowe mogą być przekazywane do państw trzecich, czyli państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy wyjazd odbywa się poza EOG albo gdy usługa jest realizowana z udziałem hotelu, przewoźnika, linii lotniczej, ubezpieczyciela, lokalnego kontrahenta, pilota, rezydenta, przewodnika lub dostawcy systemu CRM, narzędzia mailingowego, komunikacyjnego, analitycznego albo innego podmiotu, który przetwarza dane poza EOG lub korzysta z infrastruktury poza EOG.

Przekazywanie danych poza EOG odbywa się zgodnie z przepisami RODO, w szczególności na podstawie:

1. decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych w danym państwie;

2. standardowych klauzul umownych;

3. innych odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych przez RODO;

4. wyjątków przewidzianych w RODO, w szczególności, gdy przekazanie danych jest niezbędne do wykonania umowy zawartej z osobą, której dane dotyczą, albo do podjęcia działań przed zawarciem umowy na jej żądanie.

Zakres przekazywanych danych jest każdorazowo ograniczony do danych niezbędnych do realizacji konkretnej usługi.

Więcej informacji o zasadach ochrony danych osobowych można znaleźć na stronie Urzędu Ochrony Danych Osobowych: uodo.gov.pl.

I. Źródło danych

Jeżeli dane osobowe nie zostały przekazane bezpośrednio przez osobę, której dotyczą, mogły zostać przekazane Administratorowi przez osobę dokonującą rezerwacji, osobę zawierającą umowę, członka rodziny, osobę zgłaszającą uczestnika do wyjazdu, uczestnika wyjazdu, kontrahenta, organizatora świadczenia albo inny podmiot uczestniczący w przygotowaniu lub realizacji usługi turystycznej.

W takim przypadku dane są przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do przygotowania lub realizacji usługi, kontaktu organizacyjnego, wykonania umowy, spełnienia obowiązków prawnych albo ochrony prawnie uzasadnionych interesów Administratora.

J. Pełna Polityka prywatności

Szczegółowe informacje o zasadach przetwarzania danych osobowych, plikach cookie, systemie CRM, marketingu, przekazywaniu danych do państw trzecich oraz prawach osób, których dane dotyczą, znajdują się w pełnej Polityce prywatności działalności turystycznej i serwisu bittravel.pl dostępnej w serwisie bittravel.pl